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因應防疫:上市櫃及興櫃公司召開股東會之作業指引



目前國內約有1,950家上市櫃及興櫃公司,依照證券交易法第36條第7項之規定,應於今年6月底前召開109年度股東常會。考量到股東常會舉辦之地點通常位於室內,在目前新冠肺炎之疫情尚未獲得全面控制前,此種室內集會勢必有增加感染之風險。

因此,為維護股東參與常會之權利並兼顧疫情之防範,集保結算所邀集相關單位及上市公司代表等共同研議,並參考疾管署最新公布之COVID-19(武漢肺炎)因應指引及股務作業實務狀況,制定「因應防疫召開股東會之作業指引」,供上市櫃及興櫃公司參考。前述防疫作業指引主要內容包含:

l     開會通知書應載明公司於股東會當日擬實施之防疫事項,使股東共同預作準備,例如:提醒股東多加利用電子投票方式行使表決權,且如欲出席股東會現場,亦應全程配戴口罩,並配合量測體溫。倘股東發燒達額溫37.5度或耳溫38度者,應配合前往公司設置之隔離安置場所。

l     主席或司儀應向股東說明為防止疫情擴散需要,於不影響議程進行前提下,請股東發言儘量簡明扼要,以利股東會順暢進行。

l     公司於股東會當日亦應妥善設置會場報到處和相關動線,包括採梅花座、間隔座法或儘可能保持1公尺以上之距離等

l     且股務單位為辦理防疫作業,宜提前受理股東報到時間,以在配合政府相關防疫政策之前提下,確保股東會之順利進行。

由於本次疫情得否於今年中旬以前趨於平緩,尚屬未定,故主管機關已建議各公司依照前述作業指引,儘早規範股東會召集之相關細節,並將視衛福部疾管署疫情公告,對前述作業指引之內容作相應調整,以即時反應防疫政策之需求。若 貴公司擬進一步瞭解本防疫作業指引及相關議題,歡迎與本所聯繫。

 



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